Excel中按年月汇总数据的方法

如下图所示的数据,要求按年月汇总入职人数。对于这样的汇总要求,在实际工作中还是很常见的。

Excel中按年月汇总数据的方法

一般大家都习惯用公式解决问题,但是作为本题来说,一是数据量比较多,有近1800条数据。

二是题目要求能够按不同的年月汇总。如果使用公式,需要先提取不重复的年份,然后再建立数据有效性,最后再使用SUMIFS函数或是SUMPRODUCT函数来完成,不仅运算量大,而且步骤比较多。

如果使用数据透视表来完成的话,会相对便捷一些,接下来咱们就学习一下具体的操作方法。

一、建立数据透视表

单击数据区域任意单元格,依次单击【插入】,【数据透视表】。

在弹出的【创建数据透视表】对话框中保留默认设置,单击【确定】,Excel会自动创建一个名为Sheet1的工作表放置新建的数据透视表。

Excel中按年月汇总数据的方法

二、设置数据透视表字段

在【数据透视表字段列表】中,将“入职日期”字段分别拖动到“行标签”区域和“∑数值”区域。

Excel中按年月汇总数据的方法

右键单击数据透视表行字段,在下拉列表中单击【创建组】。

在【分组】对话框的步长文本框中,依次单击“月”,“年”,单击【确定】。

Excel中按年月汇总数据的方法

在【数据透视表字段列表】中,将行标签区域的“年”拖动到报表筛选区域。

关闭【数据透视表字段列表】。

Excel中按年月汇总数据的方法

修改字段标题,如下图所示。

Excel中按年月汇总数据的方法

三、调整数据透视表设置

这时候的数据透视表虽然已经接近我们需要的样式了,但是如果筛选年份,会发现没有数据的月份未显示出来,还需要我们进一步的设置。

Excel中按年月汇总数据的方法

右键单击行字段,在下拉列表中选择【字段设置】

在弹出的【字段设置】对话框中,单击【布局和打印】选项卡,勾选“显示无数据的项目”,单击【确定】。

Excel中按年月汇总数据的方法

右键单击数据透视表任意单元格,在下拉列表中单击【数据透视表选项】,在【数据透视表选项】对话框中,单击【布局和格式】选项卡,在“对于空单元格显示”后的文本框中输入0,单击【确定】。

Excel中按年月汇总数据的方法

至此,一个可以按照年份和月份进行筛选的数据透视表就完成了。

我们可以非常方便的在筛选字段中选择不同的年份,也可以在行标签中筛选不同的月份查看不同阶段的入职人数。

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