利用窗体限制Word文档的更改的设置方法

有时我们需要编制诸如登记表、统计表、申报表之类的Word文档,我们要求填表者在指定的区域进行填写,而又不想让他们改动文档的其他部分。怎样才能做到这一点呢?最好的办法就是利用窗体:我们可以在文档中的指定位置(需要填表者填写内容的位置)创建窗体,并且设定只允许填表者填写窗体。用这种方法建立的Word文档,不但可以让填表者只能在指定的区域输入文本,而且可以让填表者只能在预先设定的若干选项中进行选择,或者只能在预先设定的若干复选框中进行选择等。具体做法如下:

1. 进行创建窗体的设置

要创建窗体,先要对 Word进行创建窗体的设置。方法是(以Word 2007为例):

(1)单击 “Office 按钮”,然后单击“Word 选项”;

(2)在“Word 选项”对话框中的“常用”选项卡中,选中“在功能区显示‘开发工具’选项卡”复选框,然后单击“确定”。

以上操作结束后,在Word功能区多了一个“开发工具”选项卡。

2. 创建窗体

单击Word功能区的“开发工具”选项卡,在“控件”组中选择一个适当的窗体控件,插入文档中需要创建窗体的位置,并进行必要的设置。比如,在要填写姓名的位置插入“格式文本”内容控件,此位置将出现“单击此处输入文字”的提示,填表者可以在此位置输入自己的姓名。又如,在要填写日期的位置插入“日期选取器”内容控件,此位置将出现“单击此处输入日期”的提示,单击此处,再单击其右侧的下三角,可弹出一个日历,填表者可通过日历选定输入日期。如果不满意默认的日历显示方式,可以单击“控件”组中的“属性”,打开“内容控件属性”对话框重新设置。

如果想在某一位置预先设定若干选项供填表者选择,可在该位置插入“下拉列表”内容控件,并设置好选项。比如,要让填表者在填写“性别”一栏时无需输入文字,只在“男”和“女”之间进行选择,可以采取以下步骤:

(1)在要填写“性别”的位置插入一个“下拉列表”内容控件;

(2)单击“控件”组中的“属性”,打开“内容控件属性”对话框;

(3)单击“添加”,在“显示名称”框中输入“男”,然后单击“确定”;

(4)再次单击“添加”,在“显示名称”框中输入“女”,然后单击“确定”。

3. 保护文档

要让填表者只能填写窗体,而不能更改文档中的其他部分,还得对文档进行保护。步骤是:

(1)单击“开发工具”选项卡(或“审阅”选项卡)中的“保护文档”;

(2)在“限制格式和编辑”窗格的“格式设置限制”下,选中“限制对选定的样式设置格式”复选框;

(3)“编辑限制”下,选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框,并在编辑限制列表中,选中“填写窗体”(注意,此步很重要);

(4)在“启动强制保护”下,单击“是,启动强制保护”,并在“启动强制保护”对话框中设定密码。

顺便说一下,如果在一个word文档中不创建任何窗体,而仅按以上四步进行保护文档的操作,则该文档将任何区域都不能更改,即成为一个只能阅读,而不能编辑、修改的文档。

需要说明的是,利用窗体保护Word文档虽能限制、防止他人更改文档,但并不能真正保证文档的安全性。因为这种对文档的保护很容易破解:只要新建一个Word文档,并在新文档中插入用上述方法保护的文档,便可得到一个失去保护,可随意编辑、修改的文档。

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